महालेखापरीक्षकले २०८० सालको ६०औं वार्षिक प्रतिवेदनमा संघ, प्रदेश र स्थानीय सरकारको आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली कमजोर छ भनेर उजागर गरेको छ । अख्तियार दुरूपयोग अनुसन्धान आयोगले पनि आर्थिक वर्ष २०७९÷८० को वार्षिक प्रतिवेदनमा आयोगमा परेका उजुरीमध्ये ५० प्रतिशत उजुरी स्थानीय तहमा आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली कमजोर रहेको भन्ने रहेको छ । महालेखापरीक्षक र अख्तियार दुरूपयोग अनुसन्धान आयोगले आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली कमजोर हुँदा अधिकारको दुरूपयोग, सार्वजनिक सम्पत्ति र वित्तीय स्रोतको अनियमित खर्च भएको पनि प्रस्ट औंल्याएका छन् । यसकारण आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको विषयमा जान्नु सबै राष्ट्रसेवकका लागि अनिवार्य बनेको छ ।
सार्वजनिक सेवामा आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको आवश्यकतालाई संवैधानिक व्यवस्थाबाट सुरुवात गर्दा बढी स्पष्ट र बुझ्न सजिलो हुन्छ । संविधानले सरकारका तीन अंगहरू कार्यपालिका व्यवस्थापिका र न्यायपालिकाबिच शक्तिपृथकीकरण अर्थात् बाँडफाँट गरेको हुन्छ । शक्तिपृथकीकरणले सरकारका अंगहरूलाई कार्यसम्पादन गर्न सशक्तीकरण गरेको र स्वायत्तता दिएको हुन्छ । सँगसँगै शक्तिपृथकीकरणले सरकारका अंगहरू स्वच्छन्द हुने र जिम्मेवारी पूरा गर्न चुक्नसक्ने सम्भावना पनि हुन्छ । यसकारण संविधानमा सरकारका तीन अंगबिच नियन्त्रण र सन्तुलन कायम हुने संवैधानिक व्यवस्था गरिएको हुन्छ ।
संवैधानिक पृष्ठभूमिबाट अध्ययन गर्दा सार्वजनिक निकायमा पनि नियन्त्रण प्रणालीको आवश्यकता रहन्छ । नियन्त्रणद्वारा व्यवस्थापन हो, यद्यपि यो अझै पनि नेतृत्वको निर्देशन दिने र समन्वय गर्ने एक काइदा हो । उत्प्रेरणाको एक्स वाई सिद्धान्तले संगठनमा एकथरी कर्मचारी इमानदार र कतव्यनिष्ठ हुन्छन् त्यस्ता कर्मचारी वाई क्याटगरीका हुन् । संगठनमा कामप्रति उदासीन र जसरी पनि गैरकानुनी पैसा असुल्न चाहने कर्मचारी हुन्छन् । त्यस्ता कर्मचारीलाई नियन्त्रण गर्नुपर्छ । संगठनको कार्यलाई निगरानी गर्ने आन्तरिक र बाह्य नियन्त्रण प्रणाली रहेका हुन्छन् । तालुक अड्डा, व्यवस्थापिका, न्यायपालिका, व्यवस्थापन परीक्षण, अख्तियार दुरूपयोग अनुसन्धान आयोग तथा प्रेस बाह्य नियन्त्रण प्रणालीका संयन्त्रहरू हुन् । यस लेखमा आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको चर्चा गरिनेछ ।
आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली संगठनको नीति नियम, कार्यविधिको समग्र प्रणाली हो । अर्थात् संगठनको लक्ष्य हासिल गर्ने उद्देश्यले संगठनका प्रचलित कानुन, नीतिनियम, स्ट्यान्डर्ड अपरेटिङ प्रसिडुअर (कार्यविधि), आचारसंहिता, संगठनात्मक संस्कृति, स्वचालित कम्प्युटर विधि सबैलाई आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली भनिन्छ । आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली संगठनपिच्छे फरकफरक वा समान हुनसक्छन् । आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको क्षेत्र दुईवटा स्रोत केन्द्रित र तह केन्द्रित हुन्छ । स्रोत केन्द्रित क्षेत्रमा संगठनको भौतिक, वित्तीय, ज्ञान, सूचना, मानव संसाधनको अभिलेख राख्ने र संरक्षण गर्ने तथा महत्तम उपयोग गर्नेसँग सम्बन्धित हुन्छ ।
त्यस्तै, तह केन्द्रित नियन्त्रण प्रणाली पदसोपानको मर्यादा र जिम्मेवारीअनुरूप हुछ । संगठनको उद्देश्य प्राप्त गर्न सञ्चालन हुने कार्यअनुरूप रणनीतिक तह अर्थात् नेतृत्व तह, माध्यमिक तह तथा अपरेसन तह रहेको हुन्छ । रणनीतिक तहले योजना, नीति, कार्यक्रम बनाउने बजेट विनियोजन गर्ने गर्छन् । योजना कार्यक्रममा नै नियन्त्रण प्रणाली अन्तरनिहित (इन्विल्ट) हुन्छ । अपरेससन तह भनेको हरेक क्रियाकलाप सञ्चालन तथा तीनको रेखदेख गर्नु हो । माध्यमिक तह उच्च तह र अपरेसन तहबिचको सेतू हो ।
आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली संगठनको उद्देश्य र लक्ष्य हासिल गर्न विकास गरिएको व्यवस्थापकीय नीति र कार्यक्रमको संरचना हो । जस्तो कि आर्थिक प्रशासन, लेखा प्रशासनका अनगिन्ती नियमहरू हुन्छन्, अनियमितता र भ्रष्टाचार रोक्न । नेतृत्वले हरेक महाशाखाहरूका क्रियाकलापको सुपरिवेक्षण गर्न, सुपरिवेक्षणबाट भेटिएका कमीकमजोरीहरू सुधार गर्न निर्देशन दिन आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको महŒवपूर्ण भूमिका रहेको हुन्छ । आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीले संगठनात्मक क्रियाकलापलाई व्यवस्थित गर्न र गैरकानुनी कार्य रोक्नसमेत भूमिका खेल्छ ।
आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली संगठनको नीति नियम, कार्यविधिको समग्र प्रणाली हो
आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली संगठनलाई उपलब्धिमूलक बनाउने एक महत्वपूर्ण संयन्त्र हो । हरेक संगठनमा संगठनको उद्देश्य हासिल गर्न विभिन्न विभाग स्थापना गरिएका हुन्छन् । विभागहरूको जिम्मेवारी र कार्यक्रम फरकफरक हुन्छन् र कार्यसम्पन्न गर्न अधिकार र स्रोतसाधन पनि वार्षिक बजेटमा विनियोजित हुन्छ, जुन स्वाभाविक पनि हो । सानो संगठनमा नेतृत्व आफैंले सबैतिर रेखदेख, नियन्त्रण गर्न र निर्देशन दिन सक्छ । तर, ठुलो गतिशील र जटिल संगठन संरचनामा सबै क्रियाकलापमा निगरानी राख्न नेतृत्वले सक्दैन । तसर्थ, कार्य सञ्चालन प्रभावकारी बनाउन नेतृत्वलाई सहयोग पु¥याउन संगठनमा आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको व्यवस्था गरिएको हुन्छ ।
आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको उद्देश्य
आन्त्रिक नियन्त्रण प्रणाली एक व्यवस्थापकीय औजार हो, भने पनि यो आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली उद्देश्यमूलक हुन्छ । संगठनको उद्देश्य हासिल गर्ने, हरेक कर्मचारीको कार्यसम्पादन स्तर र उत्पादकत्व मूल्यांकन गरी आवश्यक परेमा सुधार गर्ने, संगठनका विधि, नियम, र संहिता पालना सुनिश्चित गर्ने, कानुन तथा रीतअनुरूप कार्गसम्पादनको सुनिश्चित गर्ने, कार्यसञ्चालन विधिमा एकरूपता कायम गर्ने, विश्वसनीय वार्षिक तथा वित्तीय प्रतिवेदन तयार गर्ने, कार्यसम्पादनका सूचनाहरू अद्यावधिक गर्ने व्यवस्था आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीका उद्देश्यहरू हुन् ।
त्यस्तै, नेतृत्वको उत्तरदायित्व प्रवद्र्धन गर्ने, संगठनको सम्पत्ति अभिलेख राख्ने तथा हिनामिना हुन नदिने, लेखा प्रणालीलाई चुस्त दुरुस्त बनाउने र लेखा प्रतिवेदनको गहन मूल्यांकन गर्ने, कर्मचारीको कार्यसम्पादन मूल्यांकन गर्ने, संगठनात्मक अभिलेख अद्यावधिक गर्ने र अभिलेखको सुरक्षा गर्ने पनि आन्तरिक प्रणालीका उद्देश्यहरू हुन् । साथै, कर्मचारीको क्षमता अभिवृद्धि गर्न तालिम दिने, आन्तरिक लेखापरीक्षण तथा सार्वजनिक सुनुवाइलाई प्रभावकारी बनाउने, संगठनमा रहेका सार्वजनिक सरोकारका सूचनाहरू संरक्षण तथा नियमित रूपमा सूचना सार्वजनिक गर्ने, सार्वजनिक सेवा प्रवाहमा सूचना सञ्चार प्रविधिको प्रयोग गर्ने र निगरानी क्यामेरा (सिसिटिभी) राख्ने तथा संगठनको प्रष्ठिा प्रवद्र्धन गर्ने पनि आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीका उद्देश्यहरू हुन् ।
आन्तरिक नियन्त्रण प्रक्रिया
संगठनमा आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको स्थापित प्रक्रिया हुन्छ । संगठनका हरेक कर्मचारीले आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको पालना गर्नुपर्छ । आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीमा संगठनका प्रत्येक क्रियाकलाप पूर्वनिर्धारित स्ट्यान्डर्डका आधारमा नियमन गरिन्छ । सर्वप्रथम संगठनको लक्ष्य निर्धारण गरिन्छ । लक्ष्य प्राप्त गर्न गरिएको कार्यसम्पादन मापन गरिन्छ । कार्यसम्पादन मापनबाट प्राप्त उपलब्धि र घोषित लक्ष्यबिच तुलना गरी कार्यसम्पादनको मूल्यांकन गर्ने गरिन्छ । कार्यसम्पादन मूल्यांकन (समीक्षा)बाट देखिएका कमीकमजोरीहरू सच्याउने, सुधार गर्ने वा परिवर्तन गर्ने गरिन्छ । यसलाई नै आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको प्रक्रिया भनिन्छ ।
आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीका तत्वहरू
संगठनमा आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीका वातावरण नियन्त्रण, जोखिम नियन्त्रण, क्रियाकलाप नियन्त्रण, सूचना संकलन र सञ्चार, क्वालिटी सर्कल, स्रोतसाधन नियन्त्रण, व्यवस्थापन नियन्त्रण र अनुगमन तथा मूल्यांकनजस्ता महŒवपूर्ण तŒवहरू छन् । संगठनको कार्यसम्पादनलाई सहयोग पु-याउने सम्बन्धमा कर्मचारीको जिम्मेवारी र उत्तरदायित्व सुनिश्चित गर्न, संगठनको मूल्य र नैतिकता प्रवद्र्धन गर्न, संगठनको मिसन उद्देश्य लक्ष्य प्राप्त गर्न, व्यवस्थापकीय जिम्मेवारी पूरा गर्न कर्मचारीको जिम्मेवारी र सिप सुनिश्चित गर्न संगठनको कार्य वातावरणले महŒवपूर्ण भूमिका खेलेको हुन्छ । परिणामतः कर्मचारी लक्ष्यमुखी तथा उत्प्रेरित हुन्छन् । कार्य वातावरण कर्मचारीका सेवा सुविधा, नेतृत्वको सहभागितामूलक व्यवहार, राजनीति र प्रशासनबिचको सहयोगात्मक सम्बन्ध, सूचना सञ्चार प्रविधिको उपयोग तथा सेवाग्राहीको मनोवृत्तिमा निर्भर गर्छ ।
संगठनको हरेक कार्य निश्चित गरेपछि कार्यक्रम कार्यान्वयनका सम्भाव्य जोखिमहरूको अनुमान र मूल्यांकन गरिन्छ । जसले कार्यक्रम कार्यान्वयन गर्न कठिन हुन्छ । आर्थिक उतारचढावका कारण विनियोजित बजेट काटिने, राजस्व प्राप्ति कम हुने, विपदका कारण बजेट अन्यत्र रकमान्तर हुने, सेवाग्राहीको आवश्यकता र माग बदलिने, मौसम प्रतिकूल भई जनताको जीवनयापन कठिन हुने, संगठनको प्रतिस्पर्धी संगठन स्थापना हुने, संगठनात्मक अभिलेख नष्ट हुने, चोरी हुने तथा डाटाबेसमाथि बाह्य आक्रमण (साइबर क्राइम) हुनसक्ने सम्भाव्य जोखिम हुन् । परिस्थिति अनुरूप जोखिम व्यवस्थापन गर्न संगठन तयार हुनुपर्छ । जोखिम व्यवस्थापन टिमले आन्तरिक र बाह्य जोखिमहरू र तिनको प्रभाव पहिचान गरी जोखिम न्यूनीकरण गर्छन् ।
संगठनको वार्षिक लक्ष्य हासिल गर्न विभिन्न महाशाखा शाखाबाट विभिन्न क्रियाकलाप सञ्चालन हुन्छन् । प्रत्येक क्रियाकलाप वार्षिक कार्यतालिकानुसार, घोषित लक्ष्यअनुरूप भए नभएको हेर्न त्रियाकलाप नियन्त्रण प्रणाली बनाइन्छ । जोखिम नियन्त्रण गर्न मिटिगेसन योजना बनाइन्छ । नियमित रूपमा सुपरिवेक्षण, अनुगमन तथा मूल्यांकन गरिन्छ । संगठनको कार्यसम्पादनको समयमा रियल टाइम सूचना कार्यसम्पादनको स्तर, सेवाग्राहीको सन्तुष्टि, स्रोतसाधनको उपयोग, कार्यान्वयनका अप्ठेरा र सजिलाहरू संकलन गरिन्छ । सूचनाहरू नेतृत्व तह तथा कर्मचारीलाई सञ्चार गरिन्छ । सूचना वा सुपरिवेक्षण र अनुगमन तथा मूल्यांकन प्रतिवेदनका आधारमा समीक्षा गर्न राष्ट्रिय समस्या समाधान समितिको बैठकजस्तै बैठकहरू गरिन्छ र गलत कार्य वा कमीकमजोरीहरू सच्याउने गरिन्छ ।
प्रभावकारी कार्यसञ्चालनका लागि नेतृत्वलाई सहयोग पु-याउन संगठनभित्र एक आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली बनाइएको हुन्छ
संगठनमा रहेका स्रोतसाधनको महत्तम उपयोगका लागि आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली स्थापना गरिन्छ भन्नु गलत हुँदैन । सीमित स्रोत मितव्ययी प्रयोग आवश्यक हुन्छ । स्रोत साधनको अपव्यय वा अपचलनले संगठनलाई लक्ष्यमा पुग्न दिँदैन । संगठनको भौतिक सम्पत्तिको सुरक्षा र सदुपयोग आवश्यक हुन्छ । सरसामानको भण्डारण तथा अभिलेख दुरुस्त हुनुपर्छ । आन्तरिक लेखापरीक्षण तथा इन्भेन्ट्री नियन्त्रण प्रणालीले स्रोतसाधन उपयोगका सबै पक्षमाथि निगरानी राख्ने र सुझाव दिने गर्छन् ।
संगठनको उत्पादन र उत्पादकत्व बढाउन क्वालिटी सर्कलले नियमित रूपमा निगरानी गर्ने र समूहमा बसी छलफल गर्छ । व्यवस्थापन परीक्षणले संगठनले पालाना गर्नुपर्ने ऐन नियम तथा कार्यविधि पालना गरे नगरेको व्यवस्थापन परीक्षणमा हेरिन्छ । अनुगमन तथा मूल्यांकन संगठनका क्रियाकलापहरू कार्यक्रम परियोजना कार्यान्वयनमा केन्द्रित रहन्छ । कार्यक्रम कार्यान्वयन भइरहेका बेलामा अनुगमन गरिन्छ भने कार्यक्रम कार्यान्वयनपछि सो कार्यक्रम वा परियोजनाको उत्पादन र उत्पादनले समाजमा पारेको प्रभाव मूल्यांकन गरिन्छ । अनुगमन तथा मूल्यांकनका आधारमा कार्यक्रम वा परियोजनाको औचित्य छ वा छैन हेर्ने गरिन्छ ।
आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीका संयन्त्रहरू
बृहत् जिम्मेवारी, बृहत् संगठन संरचना, जटिल कार्य प्रणाली, परिवर्तनशील र प्रतिस्पर्धी कार्य वातावरण, नैतिकताको ह्रास तथा सेवाग्राहीको दबाबका कारण आधुनिक संगठनलाई कार्यसम्पादन गर्न कठिन छ । संगठनमा हुने पदसोपान, नियन्त्रणको सीमा तथा आदेशको एकता आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीका आधारस्तम्भ हुन् । आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीलाई मजबुत बनाउन नीति, नियम, कार्यसञ्चालन विधि तथा आचारसंहिताको महत्वपूर्ण भूमिका रहन्छ । संगठनात्मक संस्कृति, क्वालिटी सर्कल, सुपरिवेक्षण, अनुगमन तथा मूल्यांकनले पनि आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीलाई मजबुत बनाउँछन् । कठिन कार्यलाई सहज बनाउन आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीले महत्वपूर्ण भूमिका खेल्छ । आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीका संयन्त्रहरूमा कर्मचारीतन्त्रीय (पदसोपान) नियन्त्रण, स्वनियन्त्रण (नैतिक आचरणको पालना), संगठन निर्मित रणनीतिक नियन्त्रण, कार्यसञ्चालन नियन्त्रण, बजेट नियन्त्रण (बजेट थपघट) तथा मानव संसाधन व्यवस्थापन पर्छन् ।
आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीका प्रकारहरू
आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली मूलतः तीन किसिमका हुन्छन् । पहिलो निरोधात्मक हो । यस प्रणालीले संगठनका क्रियाकलापहरू हुनपूर्व नै संगठनका क्रियाकलापहरू घोषित मार्ग (ट्र्याक)भन्दा बाहिर जान नदिने उपायहरू अवलम्बन गरेको हुन्छ । दोस्रो खोजमूलक हो । यसमा संगठनका क्रियाकलापहरू सञ्चालन गर्दा हुनसक्ने र भइरहेका गैरकानुनी क्रियाकलापहरू गोप्य सूचना (आन्तरिक लेखापरीक्षण, शंखघोषबाट प्राप्त)का आधारमा खोजी गर्छ, अनुसन्धान गर्छ र त्यस्ता कार्यहरू हुन दिँदैन । तेस्रो, उपचारात्मक हो । यसमा संगठनका क्रियाकलापहरू सञ्चालन गर्दा त्रुटी भएका वा कमजोरी रहेका वा लापरवाही गरेका (महालेखापरीक्षकको प्रतिवेदन) विषयहरू सच्याउने गरिन्छ ।
आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीले संगठनलाई विधिसम्मत बनाई सत्मार्गमा डो¥याउने भए पनि यस प्रणालीका पनि केही सीमाहरू छन् । मानवीय कमजोरीका कारण आन्तरिक प्रणालीले प्रभावकारी परिणाम दिन नसकेको देखिन्छ । अधिकार प्रत्यायोजन वा धेरै अधिकार एकैठाउँमा थुप्रिन जाँदा पनि कार्य गर्न कठिन हुन्छ । आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली खर्चिलो र बोझिलो हुन्छ भन्ने भनाइ पनि रहेको पाइन्छ ।
सारमा
आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको व्यवस्थापन नेतृत्वको जिम्मेवारी हो र पनि सबै कर्मचारी आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको पालना गर्न र प्रणालीलाई प्रभावकारी बनाउन जिम्मेवार हुन्छन् । कार्यालयका काम कारबाहीलाई अटोमेसनमा लैजाने, निर्णय प्रक्रियालाई पारदर्शितामूलक, सहभागितामूलक बनाउने, नैतिक शिक्षा प्रवाह गर्ने, भुक्तानीका प्रक्रिया तथा आयव्यय विवरण सार्वजनिक गर्ने, सम्पूर्ण क्रियाकलापलाई उद्देश्यअनुरूप लक्ष्य प्राप्त गर्न सञ्चालन गर्ने वातावरणको निर्माण गरी आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीलाई प्रभावकारी बनाउन सकिन्छ ।